Regie voeren in krappe tijden

Geplaatst door: Bas van Pul, redactie LPB op 13 februari 2012, in categorie: praktijkcases,bijeenkomsten,professionalisering
Hans

Gesprek met Hans Vriend, (mede-)organisator van de eerste LPB Expert Sessie in Haarlem.

Op 2 februari 2012 vond de eerste LPB Expert Sessie plaats. Het onderwerp: reorganisatie, bezuinigingen en werken in regie, met de gevolgen en kansen voor gebiedsgericht werken.

 

Nieuwe plannen voor de eigen organisatie

“Het gaat over de interne organisatie, dus we zijn een beetje aan het navelstaren vandaag, maar dat is ook wel eens goed,” typeerde dagvoorzitter Peter Kranendonk het thema. En dat was zo. Hoewel stadsdeelcoördinator Kees van der Helm (Groningen) waarschuwde voor té driftige plannenmakerij.

Kijkje in de keuken van Haarlem

Het LPB – landelijk platform voor buurt- en wijkgericht werken -  organiseerde de bijeenkomst samen met de gemeente Haarlem. Haarlem zit midden in een reorganisatietraject en wil de stap zetten naar een gebiedsgerichte regiegemeente.

 

Uitkomst onbekend

Als we zeggen ‘midden in’, dan bedoelen we dat ook zo. De uitkomst van het proces is nog niet bekend. Er ligt een bestuurlijke opdracht en er zijn ideeën over een vernieuwde organisatie, maar er ligt ook nog veel open. Gastheer Hans Vriend, gastvrouw Karin Meulenbelt en wethouder Rob van Doorn wilden graag weten hoe andere wijkambtenaren uit andere gemeenten aankijken tegen de plannen van Haarlem.

 

(geen foto's te zien? Klik op het foto-album in Picasa

Waar hebben we het over?

“Als het woord ‘regiegemeente’ valt moet je je altijd afvragen waar we het dan over hebben, zo is mijn ervaring,” opende wethouder Van Doorn. “Het is een begrip dat je nauwelijks kunt kwantificeren en dat iedere gemeente op zijn eigen stadse manier moet invullen. Volgens mij betekent het: we doen wat we het beste kunnen; met zo min mogelijk mensen een topproduct bieden.”

Regiewerk: wel de opdracht, niet zelf de uitvoering

In het regiemodel formuleer je als gemeente opdrachten, die je vervolgens door anderen laat uitvoeren. Je geeft andere (commerciële) partijen budget en je maakt afspraken over het werk dat moet gebeuren. Veel gemeenten hebben bijvoorbeeld hun groenvoorziening en afvaldienst uitbesteed en ook in het sociale domein is sprake van regie. Bijvoorbeeld bij de uitvoering van welzijnsbeleid en de Wmo.

Wat zijn de grenzen van regiewerk?

“Ik heb tijdens de bijeenkomst gezien dat iedere gemeente hier anders mee omgaat,” zegt coördinator stadsdeelregie Hans Vriend van de gemeente Haarlem. “Sommige gemeenten gaan hier heel ver in, veel verder dan wij."

"Ik vraag mij af of je alles in regie moet doen. Het geeft soms ook extra problemen. De stelling dat je alles aan de markt over kunt laten, als je opdrachtformulering maar helder is, daar geloven we niet zonder meer in. Zeker niet voor de complexere diensten die een gemeente levert, in een tijdperk waarin veel  producten en projecten in samenspraak met de stad tot stand worden gebracht.”
 

Nuttige sessies, die wel wat langer mochten duren

Na een plenair deel bespraken 25 collega’s in het wijk- en gebiedsgericht werken de problematiek van regie, reorganisatie en bezuinigingen in twee deelsessies. Die waren bijzonder nuttig. Daar doken we de diepte in en als het aan de deelnemers had gelegen, hadden we meer tijd mogen uittrekken voor die deelsessies.

Blik vanuit het noorden

De conclusies – en daarmee de adviezen aan Haarlem – werden gezamenlijk besproken. Kees van der Helm – coördinator stadsdeelgericht werken in Groningen – gaf zijn eigen onafhankelijke kijk op de discussie.

Verplicht kijken naar werkprocessen

“Zoek de oplossing niet alleen in een reorganisatie,” was het advies aan Haarlem. Het is een stelling die we vaak horen als het gaat om wijkgericht werken en de veranderingen die daarvoor nodig zijn in een gemeente. Een andere mentaliteit en een andere manier van denken zijn net zo belangrijker. Hans Vriend onderschreef dit standpunt volledig. “Eigenlijk zijn de reorganisatie en het effectief gebiedsgericht werken twee aparte dingen.”

Ging het wel of niet over reorganiseren?

“Maar toch hebben ze in Haarlem wel degelijk met elkaar te maken. Wat je met een reorganisatie namelijk wel op kunt aanpakken, zijn inefficiënte processen. Je bent als organisatie verplicht om steeds naar je werkprocessen te kijken. Een voorbeeld: de taxistandplaatsen in onze binnenstad. Die willen we verplaatsen. Als je ziet hoeveel afdelingen in de gemeente daar iets over mogen zeggen: vergunningen, toezicht en handhaving, veiligheid, onderhoud dan ben ik nog niet eens op de helft!"

 

Versnipperde taken opnieuw bekijken

"Heel veel taken zijn na de reorganisatie van 2008 erg versnipperd georganiseerd in veel verschillende functies. Over dit soort onderwerpen moet je met een kleinere club mensen snel een besluit kunnen nemen. Gebiedsgericht werken is hier de oplossing.”

Maar dan nog, moet je hiervoor echt reorganiseren? “Misschien niet,” zegt Hans na afloop van de bijeenkomst, “maar dit is maar één voorbeeld, ik kan er nog een paar noemen. In Haarlem zijn we naar mijn idee echt doorgeschoten als je ziet hoeveel partijen we soms om de tafel moeten hebben voor relatief kleine besluiten. In de reorganisatiewerkgroepen hebben de medewerkers aangegeven welke problemen opgelost  zouden moeten worden. Deze inventarisatie van ‘verwonderingen’  heeft mensen doen inzien dat het echt anders kan en moet.”

Wat is de toegevoegde waarde van een ambtenaar?

“Het is natuurlijk ook een mentaliteitskwestie. Dat klinkt cliché, maar het is echt zo. Wat je door een reorganisatie niet verandert, is de manier waarop mensen hun werk doen. Iedere ambtenaar zou van tijd tot tijd tegen zichzelf moeten zeggen: ik doe nu deze projecten en dit werk, wat is precies mijn bijdrage? Gaat het ook goed als ik me er niet, of minder, mee bemoei? Of als mijn collega zich er minder mee zou bemoeien? Als iedereen dat zou doen, zouden we als organisatie echt veel sneller kunnen werken.

Maar dat is lastig hè? Wie durft er nu over zijn eigen werk te zeggen dat het niet zoveel toegevoegde waarde heeft voor het eindproduct?”

Regiewerk en bezuinigen: laat meer over aan de stad

Werken in regie betekent dat je goed moet formuleren hoe je bepaalde dingen wil hebben als organisatie. Vervolgens laat je de uitvoering over aan andere partijen. Waar zit in dat verhaal nu precies de bezuiniging? Want dat is waar gemeentes nu tegenaan lopen.

Hans: “Volgens mij betekent het heel simpel: de punten waar je als gemeente niet (meer) aan werkt, daar hoef je dus ook geen doelen voor te formuleren en geen regie op te voeren. Er zijn veel zaken die je echt aan de stad zelf kunt overlaten. Waarvan je je als gemeente mag afvragen: moeten wij ons hier nu mee gaan bemoeien, is dat de investering waard?"

 

Gebiedsgerichte teams kunnen alternatieve oplossingen stimuleren

"Weer een voorbeeld uit de hoek van handhaving: in Haarlem zou er een beleid moeten komen over straatmuzikanten. Erg gezellig, maar met name sommige ondernemers vinden dat ze overlast veroorzaken. Ze vragen om regelgeving, maatregelen en handhaving. Terwijl ik denk dat die ondernemers prima zelf op die muzikanten af kunnen stappen en afspraken kunnen maken. Daar moeten wij toch niet een hele handhavingsorganisatie voor optuigen? En moet je de afdeling juridische zaken in stelling brengen bij een overlastsituatie? Misschien kun je het ook met mediation oplossen."

"Het is de taak van de organisatie om hierover na te denken en met alternatieve oplossingen te komen. Dat scheelt je tijd en geld, en je betrekt de stad veel beter bij de problematiek. Een klein gebiedsgericht team zou hier de aanjager voor kunnen zijn.”

Fysieke versus sociale domein

Het valt de deelnemers op dat Haarlem zijn gebiedsgericht aanpak vooral vanuit het fysieke domein aanpakt. Iedere gemeente heeft zijn eigen ‘wijkgerichte geschiedenis’ en bij Haarlem was dat vooral fysiek. Dus op het gebied van handhaving, onderhoud en gebiedsvisies. “Op een bijeenkomst als deze kom je erachter hoe anderen dit aanpakken,” zegt Hans. “Apeldoorn bijvoorbeeld, heeft de sociale kant en de fysieke kant veel beter geïntegreerd. Wij gaan zeker een keer met hen verder praten over hoe ze dat aanpakken.”

Samen op een kamer

“Wat andere gemeenten dan weer van ons kunnen leren is de nauwe samenwerking tussen de stadsdeelregisseur en de programmamanager in een gebied. Deze ambtelijke opdrachtgever van grote projecten zit bij ons op dezelfde kamer als de regisseur  van het wijkgericht werken. Bij veel andere gemeenten zie je dat het coördineren (door de wijkmanager) los staat van het opdrachtgeverschap bij grote projecten."

"Wij zijn veel meer elkaars sparringpartner. En we zijn het ook weleens oneens, vooral als ik vanuit het proces vind dat we de partijen in de wijk moeten verbinden. Soms een proces wat vertragen versnellen, soms om het aan te laten sluiten bij de verwachtingen van wijkbewoners. Dat zijn goede en nuttige discussies.”

Groter groeien of anders organiseren?

Dat gebiedsgericht werken belangrijker wordt in Haarlem, is duidelijk. Of dat dan ook betekent dat de afdeling gebiedsmanagement – tegen de trend in – moet uitbreiden en meer mankracht moet krijgen, dat is allerminst zeker. “Nee,” zegt Hans, “dat moet  de komende maanden uitgewerkt worden. We worden toch steeds meer een netwerksamenleving, en dat geldt ook voor onze gemeente. Je hoeft niet per se de afdeling groter te maken om het gebiedsgericht werken te versterken."

"Gebiedsmanagement krijgt de rol om op stadsdeelniveau voor samenhang te zorgen in visievorming en jaarwerkplannen. We kunnen dat echt niet alleen.  De inbreng van beleidsafdelingen is net zo belangrijk als die van Gebiedsmanagement.”

Expert Sessie? Neem ook eens collega's van andere afdelingen mee

Heeft Hans nog tips voor de volgende keer? "Het samen brainstormen in subgroepen had nog wel wat langer mogen duren. Iedereen gaat toch eerst even vanuit zijn eigen perspectief vertellen waar hij mee zit, dan duurt het wat langer voordat je toekomt aan de vragen die wij aan de groep wilden stellen. Maar dat is ook wel weer goed. Het waren goede gesprekken in een ongedwongen sfeer. Ik krijg sowieso altijd veel energie als ik met collega’s over het vak praat. En ik vond het zelf heel goed dat er ook Haarlemse collega’s aanschoven van andere afdelingen. Zodat die nu ook eens zien waar ‘wij van wijkgericht werken’ ons druk over maken. Dat kan ik de volgende organiserende gemeente van de Expert Sessies zeker aanraden.”

29 maart Dronten

De volgende LPB Expert Sessie gaat over veiligheid en criminaliteitspreventie en vindt plaats in Dronten op 29 maart.

> Aanmelden en meer informatie

Reacties

Er heeft nog niemand gereageerd op deze blog post.

Plaats reactie

Blijf op de hoogte

Ontvang het laatste nieuws via e-mail.

Of volg ons via RSS of een sociaal netwerk:

Tweets

Laatste vraag / discussie

Agenda

Nieuw op online community